REGLEMENT INTERIEUR DE LA FIDEPS
Dispositions générales (titres I et II des statuts)
Art. 1 : Le présent règlement intérieur a pour objet de préciser les modalités d’application des statuts de la fédération FIDEPS.
Art. 2 : Le règlement intérieur peut être modifié par le Conseil d’Administration qui en tiendra les membres informés lors de l’Assemblée Générale la plus proche. Les modifications apportées doivent être justifiées et elles peuvent être adoptées ou rejetées par l’assemblée souveraine.
Art. 3 : Pour atteindre ses objectifs, la FIDEPS initie des actions, notamment :
- la promotion et la dynamisation de la collaboration entre les organisations ciblées pour des rencontres et des échanges permanents
- l’organisation régulière de séances de formation et des débats sur la problématique du développement et les difficultés rencontrées pour la réalisation des projets sociaux
- le partage des expériences et des expertises pour l’étude et la conduite des projets
- l’entraide pour la réalisation effective de projets initiés par les ONG membres de la FIDEPS
- l’articulation cohérente des divers projets dans une région géographique donnée
- la mise en œuvre de projets communs et d’actions communes
- la mise en commun des réseaux d’influence pour la recherche de subventions et financements
- la mise en commun des moyens matériels et humains et des ressources
- la sensibilisation des institutions privées et publiques par l’organisation en commun de visites de travail, de séminaires, de conférences
- la sensibilisation des populations cibles par l’organisation en commun de campagnes, de chantiers ruraux, de séances de formation
- l’organisation commune du suivi des projets par la mise en œuvre de comités locaux.
Cette liste n’est pas exhaustive.
Adhésions, démissions, exclusions (titre III des statuts)
Art. 4 : Adhésions
4.1. Pour adhérer à la FIDEPS comme membre ordinaire, une organisation doit en faire la demande au Conseil d’Administration qui l’agrée ou la refuse ; relativement à l’article 7 des statuts, le refus doit être justifié et le CA peut alors proposer à l’organisation de devenir partenaire.
Une organisation agréée par le CA règle le droit d’adhésion et les cotisations ordinaires fixés par l’Assemblée Constitutive aux articles 8 et 9 du présent règlement intérieur et prend l’engagement de respecter les textes constitutifs de la fédération.
4.2. Pour devenir partenaire de la FIDEPS, une organisation en fait la demande au Conseil d’Administration qui statue, conformément aux textes constitutifs de la fédération ; le CA peut aussi solliciter le partenariat d’une organisation, une institution ou une société, s’il l’estime opportun.
La fédération et ses partenaires signent des conventions ou des contrats fixant les conditions de leur collaboration pour des prestations ou des actions. Cette collaboration est accordée à titre gracieux ou contre rémunération en nature ou en espèces.
4.3. Les membres d’honneur sont choisis par au moins deux membres du Conseil d’Administration ; il leur est demandé une participation active à la vie de la fédération sous forme de lobbying ou d’aide ponctuelle financière ou matérielle à l’occasion d’événements, sans obligation. Les membres d’honneur s’engagent à respecter les textes qui régissent la fédération.
4.4. Les sympathisants sont simplement acceptés par le Conseil d’Administration pour leur participation active, permanente ou ponctuelle, aux activités de la fédération.
Art. 5 : Démission, décès
5.1. Pour démissionner de la fédération, un membre ordinaire en informe le Conseil d’Administration par courrier, sans obligation de se justifier ; le CA engage un dialogue avec l’organisation démissionnaire avant d’enregistrer la démission qu’il ne peut refuser. La démission devient effective au terme d’un délai de six mois ; le membre démissionnaire règle ses cotisations et participe aux activités de la fédération pendant cette période de six mois.
La démission de fait d’un membre ordinaire peut aussi être constatée par le Conseil d’Administration, si la cotisation ordinaire n’est pas réglée pendant une période de six mois, sans justification. Dans ce cas, le Conseil d’Administration adresse un rappel à l’organisation concernée ; si dans un délai d’un mois à compter de la date d’envoi du courrier, le membre concerné n’a pas apporté de réponse, sa démission devient effective.
En cas de dissolution d’une organisation membre de la fédération, la démission prend effet à la date de la dissolution.
5.2. Le représentant au CA d’un membre démissionnaire exerce ses fonctions d’administrateur jusqu’à la démission effective. Un membre d’une organisation démissionnaire qui exerce une fonction au sein du Bureau Exécutif termine son mandat.
5.3. Un membre d’honneur peut à tout moment renoncer à ses engagements en adressant un courrier au Conseil d’Administration, sans avoir à justifier sa décision. Toutefois, si ce membre d’honneur soutient moralement, matériellement ou financièrement une action de la FIDEPS en cours d’exécution, sa défection ne peut intervenir qu’à la fin de l’action entreprise.
En cas de décès d’un membre d’honneur, le Conseil d’Administration organise une cérémonie funéraire en l’honneur du défunt ou participe aux cérémonies organisées par les familles.
5.4. La défection d’un sympathisant est seulement constatée par le CA ou le BE. Si la cause de la défection est le décès, le CA peut organiser ou participer à une cérémonie en l’honneur du défunt.
5.5. En cas de démission ou de décès d’un membre du CA, l’organisation à laquelle il appartient pourvoit à son remplacement dans un délai de deux semaines.
5.6. En cas de décès d’un membre du BE, le CA pourvoit aussitôt à son remplacement jusqu’à l’assemblée générale la plus proche.
Art. 6 : Sanctions, suspensions, exclusions
6.1. Le Conseil d’Administration peut décider de suspendre ou d’exclure un membre ordinaire si ce dernier utilise le nom de la fédération pour initier des actions non conformes à ses objectifs et à ses statuts ou s’il entreprend des actions de nature à discréditer la FIDEPS.
Toutefois, la décision de l’exclusion ne peut intervenir qu’en cas de récidive du contrevenant, lequel a reçu au préalable un avertissement écrit du Conseil d’Administration ou un avertissement verbal exprimé publiquement en réunion du CA. Une exclusion ne devient définitive qu’après l’approbation de l’Assemblée générale la plus proche.
6.2. Si les faits cités plus haut sont à reprocher à une personne physique adhérant à une organisation membre de la fédération, le CA exige de l’organisation qu’elle prenne des sanctions appropriées à l’encontre de l’adhérent incriminé et qu’elle veille à ce que ces faits ne se reproduisent plus. A défaut, le CA peut prononcer la suspension ou l’exclusion de l’organisation concernée, comme indiqué à l’alinéa 1 du présent article.
6.3. Le Conseil d’Administration peut mettre fin à la collaboration d’un membre d’honneur ou refuser la participation d’un sympathisant si le comportement de l’un ou l’autre est de nature à nuire gravement à la notoriété de la fédération. Dans ce cas, le membre d’honneur ou le sympathisant est invité à s’expliquer devant le Conseil d’Administration dans un délai d’une semaine après avoir reçu un avertissement verbal ou écrit ; le CA statue définitivement après l’audition. Si le membre d’honneur ou le sympathisant interpellé ne répond pas à l’invitation dans le délai imparti et ne sollicite pas un délai supplémentaire, le CA prononce l’exclusion.
Art. 7 : Quand une organisation quitte la fédération par démission ou exclusion, elle a l’obligation de supprimer son appartenance à la fédération sur tous ses documents.
Cotisations, fonctionnement (titre IV des statuts)
Art. 8 : Le droit d’adhésion à la FIDEPS est versé en une seule fois et il n’est pas remboursable ; il est fixé par l’assemblée constitutive à la somme de 5000 francs CFA (cinq mille francs). L’adhésion à la fédération donne le droit à l’organisation qui devient membre d’indiquer cette appartenance sur tous ses documents.
Art. 9 : La cotisation mensuelle est fixée à 5000 francs CFA (cinq mille francs). Elle est obligatoire pour tous les membres ordinaires. Elle n’est pas due pour le mois durant lequel l’adhésion a été enregistrée.
Art. 10 : Le montant des cotisations exceptionnelles est fixé par l’Assemblée Générale en session ordinaire ou extraordinaire ; les cotisations exceptionnelles ont un caractère contraignant pour toutes les organisations membres de la FIDEPS, pas pour les membres d’honneur ni les sympathisants.
Art. 11 : Pour assurer son fonctionnement, la FIDEPS se dote de trois organes dirigeants, un organe de contrôle et un organe consultatif.
Les organes dirigeants : L’Assemblée Générale
Le Conseil d’Administration
Le Bureau Exécutif
L’organe de contrôle : Le Commissariat aux Comptes
L’organe consultatif : Le Comité d’Honneur
Art. 12 : L’Assemblée Générale
L’Assemblée Générale est l’organe suprême de la fédération, ses décisions sont souveraines. Elle peut se réunir en session ordinaire ou en session extraordinaire comme précisé à l’article 14 des statuts.
Chaque réunion de l’Assemblée Générale donne lieu obligatoirement à un Procès-Verbal classé dans un registre et annexé à la liste de présence.
12.1. Composition – Représentation
L’AG se compose des membres du Conseil d’Administration, des Commissaires aux comptes et de cinq autres représentants de chaque organisation membre, choisis librement par celle-ci pour chaque assemblée. Trois jours au moins avant la date prévue de l’AG, chaque organisation membre doit fournir au CA une note écrite officielle indiquant le nom de ses cinq représentants et les noms des cinq suppléants dans l’ordre de suppléance.
Chaque membre de l’AG dispose d’une voix ; toutefois, pour éviter des disparités, les représentants officiels d’une organisation affiliée ne représentent ensemble qu’une seule voix.
En dehors des représentants dûment mandatés, tous les adhérents des organisations membres et les membres d’honneur sont autorisés à participer aux délibérations de l’AG sans disposer du droit de vote. Le bureau de séance peut toutefois limiter le nombre de participants pour des raisons d’espace ou des raisons d’ordre.
12.2. Convocation de l’Assemblée Générale
- Le président du CA convoque régulièrement l’Assemblée Générale ordinaire au moins deux semaines avant la date fixée, par une communication écrite adressée à tous les membres du CA. La convocation précise la date, le lieu et l’ordre du jour de l’assemblée.
Il appartient à chaque administrateur délégué d’une organisation membre de transmettre la convocation à ses adhérents, de déterminer le choix des représentants et de leurs suppléants et d’en informer le CA comme indiqué à l’alinéa 1 du présent article.
- La convocation de l’Assemblée Générale annuelle qui doit statuer sur la gestion de l’exercice écoulé intervient obligatoirement dans un délai de six semaines au terme de l’exercice concerné.
- L’Assemblée Générale extraordinaire est convoquée spécialement par le président du CA, soit à l’initiative du CA, soit à la demande des 2/3 des membres de la fédération, adressée au CA. Dès que le nombre de demandes atteint 2/3, le président du CA est tenu de s’exécuter dans un délai d’un mois. A défaut, n’importe quel membre du CA peut en prendre l’initiative dans un délai d’une semaine à l’expiration du premier délai d’un mois. A défaut d’initiative du CA à l’expiration de ce nouveau délai, n’importe quel dirigeant d’une organisation membre peut en prendre l’initiative.
Si l’ordre du jour de la réunion extraordinaire de l’AG est la dissolution de la fédération, les délais de convocation sont deux fois plus longs.
- Avant la tenue de l’AG, les responsables des associations affiliées à la FIDEPS doivent veiller à initier des délibérations préalables au sein de leur organisation pour déterminer la position de celle-ci.
12.3. Quorum
Le quorum doit être atteint pour que l’AG puisse délibérer et statuer valablement.
- Réunie en session ordinaire, l’AG doit être composée d’un tiers (1/3) au moins des membres du Conseil d’Administration, d’un commissaire aux comptes au moins et de la moitié au moins des organisations membres représentées par leurs délégués.
Si le quorum n’est pas atteint, une autre session sera convoquée dans un délai de quinze jours et cette deuxième session pourra délibérer et statuer valablement quel que soit le nombre de membres présents.
- Réunie en session extraordinaire, l’AG doit être composée de deux tiers (2/3) au moins des membres du Conseil d’Administration, de la moitié au moins des membres du Commissariat aux comptes et de deux tiers (2/3) au moins des organisations membres représentées par leurs délégués. Si le quorum n’est pas atteint, une autre session sera convoquée dans un délai de quinze jours et cette deuxième session pourra délibérer et statuer valablement quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.
12.4. Les modes de scrutin
- Les décisions de l’AG réunie en session ordinaire sont prises au scrutin secret et à la majorité simple des membres présents. En cas d’ex-aequo, la voix du président de séance est prépondérante. L’AG peut décider souverainement de voter à main levée s’il ne s’agit pas d’un vote pour désigner des dirigeants.
- Les décisions de l’AG réunie en session extraordinaire sont prises au scrutin secret et à la majorité des deux tiers (2/3) des membres présents, sauf s’il s’agit de désigner les membres du bureau de séance : dans ce cas, la procédure valable est celle décrite à l’alinéa 5 ci-dessous.
Un second tour est organisé si la majorité requise n’est pas acquise au premier tour ; si elle n’est pas acquise au second tour, la décision est prise à la majorité absolue (50 % + 1 voix).
12.5. Direction des réunions
- L’AG réunie en session ordinaire est régulièrement dirigée par le président du CA ou le Secrétaire général en cas d’absence ou d’empêchement du président ; celui-ci choisit le secrétaire de séance et le rapporteur au sein du CA ou à défaut, au sein de l’assemblée.
Le secrétaire de séance enregistre tous les débats, dresse la liste des intervenants et passe la parole ; il dresse le PV de la réunion et la transmet au Secrétaire général pour impression et diffusion (le secrétaire de séance peut être le secrétaire général). Le rapporteur est chargé de faire le point chaque fois que nécessaire au cours de la réunion et il lit le PV pour approbation lors de la prochaine assemblée.
En cas de litige ou de contestation du bureau de séance par l’AG, celle-ci peut élire un président de séance en son sein. Le candidat retenu après le vote est celui qui a obtenu le plus grand nombre de voix ; les deux candidats suivants seront respectivement secrétaire de séance et rapporteur de séance. Si ces derniers désistent ou s’il n’y a pas assez de candidats, le président de séance élu choisit un secrétaire et un rapporteur au sein de l’AG comme indiqué ci-dessus.
Le bureau de séance de l’AG annuelle qui statue sur les rapports du bureau exécutif et du commissariat aux comptes pour l’exercice écoulé, est remplacé par un Comité d’Election de trois membres (président, secrétaire, rapporteur) pour la durée du vote du quitus ; ce comité est désigné par l’assemblée par acclamations ou à main levée.
Le bureau de séance au cours d’une AG qui doit élire les instances dirigeantes ne peut comprendre des candidats à l’un des postes à pourvoir durant les opérations de vote. Il sera pour cette période remplacé par un Comité d’Election de trois membres (président, secrétaire, rapporteur), élu à main levée comme indiqué ci-dessus au 3ème paragraphe.
Art. 13 : Le Conseil d’Administration
13.1. Composition du CA
Chaque organisation membre de la fédération est représentée au CA par un délégué ; le délégué d’une organisation est son premier responsable ou un autre dirigeant désigné par ce responsable, à titre permanent ou provisoire.
Un administrateur peut toujours se faire représenter à une réunion du CA par un autre dirigeant de son organisation.
Outre les délégués des organisations affiliées, le Conseil d’Administration est constitué des membres du Bureau Exécutif, des Commissaires aux comptes et des présidents de commissions.
13.2. Démission, décès, remplacement des administrateurs
Un administrateur peut démissionner de ses fonctions au CA, par une simple communication en réunion ; l’organisation à laquelle il appartient désigne son remplaçant.
- En cas de décès d’un administrateur au cours de son mandat, le CA demande à l’organisation affiliée de désigner un autre représentant au CA.
- La révocation d’un administrateur peut être sollicitée par le CA, en cas de faute grave ou d’un comportement de nature à discréditer gravement le CA ou la fédération ou pour toute autre raison à justifier. L’organisation membre a dans ce cas l’obligation de désigner un autre représentant au CA dans un délai de quinze jours à dater de la requête du président.
13.3. Missions et pouvoirs du CA
Le Conseil d’Administration administre la fédération entre deux assemblées générales annuelles.
- Il prépare et propose à l’Assemblée Générale le plan d’action de la fédération pour une période de trois ans et propose des activités pour une période d’une année.
- Il vérifie les Procès-Verbaux des secrétaires de séance aux Assemblées Générales et gère le registre prévu à cet effet ; son président ou son Secrétaire général dirige les réunions.
- Il organise, exécute ou fait exécuter toutes les actions décidées en Assemblée Générale et il en contrôle la bonne exécution.
- Il gère le suivi de tous les contacts entrepris et de toutes les actions engagées en vue d’atteindre les objectifs de la fédération.
- Il collecte les cotisations, dons et legs de toute nature et gère les fonds et les biens de la fédération.
- Il gère les relations avec les membres d’honneur, les partenaires et les sympathisants.
- Il recrute les personnels nécessaires, rédige les contrats d’embauche et gère les conflits éventuels.
- Il désigne en son sein les personnes qui doivent ester en justice au nom de la fédération en cas d’empêchement du président.
- Il est responsable devant l’Assemblée Générale.
Cette liste de missions n’est pas exhaustive.
13.4. Fonctionnement du CA
Par souci d’efficacité et pour éviter les conflits de compétences, le bureau du Conseil d’Administration est le Bureau Exécutif élu par l’assemblée générale, dont les pouvoirs et les attributions sont décrits à l’article 14 du présent règlement intérieur. Tous les administrateurs sont électeurs et éligibles par l’Assemblée générale. Ainsi, le Bureau Exécutif ne peut comprendre qu’un seul membre d’une organisation affiliée.
Chaque administrateur se voit attribuer une responsabilité spécifique au sein du Conseil d’Administration, compte tenu de ses compétences individuelles ou de l’objet de l’organisation qu’il représente. Un administrateur peut de la sorte être désigné comme président de commission.
Un administrateur peut déléguer une partie de ses attributions à des adjoints qu’il désigne au sein de son organisation ou d’une autre organisation affiliée ; son choix est ratifié par l’ensemble du Conseil d’Administration. Ces adjoints sont admis à toutes les réunions du CA mais n’ont pas le statut d’administrateurs.
13.5. Réunions du CA
Le Conseil d’Administration se réunit chaque fois que nécessaire et au moins une fois par mois sur convocation de son président; le quorum est atteint si le tiers des membres sont présents ou représentés. La réunion peut se tenir valablement sans que le quorum soit atteint mais dans ce cas, aucune décision ne peut être prise. Le vote peut être organisé par courrier électronique ; dans ce cas, l’accord d’un administrateur est acquis si l’administrateur interpellé n’a pas exprimé son refus à la proposition dans un délai d’une semaine.
Un administrateur empêché peut se faire représenter par un autre membre de son organisation désigné par celle-ci comme suppléant ; les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés. Tous les membres des associations affiliées sont autorisés à participer à toutes les réunions du CA et à prendre part aux débats, sans pour autant qu’ils soient administrateurs.
Les réunions du CA sont dirigées par son Président qui désigne le secrétaire et le rapporteur de séance au sein du Conseil d’Administration. Le président indique l’ordre du jour aux administrateurs invités à l’adopter ou à l’amender ; il porte à leur connaissance toutes les informations utiles et sollicite leurs avis, leurs propositions, leur approbation ou leurs votes.
Le Bureau Exécutif apporte aux administrateurs toutes les informations relatives aux activités de la FIDEPS depuis la dernière réunion du CA. Les administrateurs apportent au CA toutes les informations utiles concernant les activités de leurs organisations respectives et celles relatives à leurs attributions spécifiques au sein de la FIDEPS. Ils examinent les problèmes exposés, font des propositions et trouvent ensemble des solutions.
Les tâches et les missions du moment sont réparties entre les administrateurs qui peuvent désigner des personnes extérieures au CA pour les accomplir, avec l’accord de l’ensemble du CA.
Un moment est réservé pour la formation permanente des membres du CA à chacune de ses réunions ; le thème en est proposé par le président, à son initiative ou sur proposition d’un administrateur, d’un membre affilié ou d’un partenaire, selon les problèmes rencontrés.
Chaque réunion du CA fait l’objet d’un compte-rendu détaillé transmis à tous les administrateurs par les soins du secrétaire général et du secrétaire exécutif ; il est classé dans le registre prévu à cet effet. Les administrateurs ont le devoir de transmettre le CR aux membres de leurs organisations respectives.
13.6. Rémunération des administrateurs
Les administrateurs ne sont pas rémunérés pour leur fonction ; toutefois, les frais qu’ils engagent pour assurer leurs missions leur sont intégralement remboursés dans les limites des budgets alloués. Ils peuvent exceptionnellement percevoir des indemnités pour des missions particulières.
Art. 14 : Le Bureau Exécutif
14.1. Composition et attributions
Le Bureau Exécutif administre la fédération avec le Conseil d’Administration ; il est constitué de trois membres statutaires, de membres exécutifs permanents et de membres exécutifs temporaires. Les trois membres statutaires du BE sont élus individuellement par l’Assemblée Générale annuelle pour un mandat de trois ans : un président, un secrétaire général et un trésorier général. Ils sont solidairement responsables de la gestion de la fédération pour la durée de leur mandat.
Les trois membres élus du BE désignent au sein du Conseil d’Administration ou au sein de l’Assemblée Générale des membres exécutifs permanents pour les aider dans leurs tâches : un secrétaire exécutif et un secrétaire exécutif adjoint, un trésorier général adjoint, des conseillers techniques, les présidents de commissions et sous-commissions de travail par thème d’activités, sur la base des thèmes retenus par l’Assemblée générale annuelle et du plan d’action approuvé pour une durée de trois ans, ainsi que des directeurs de projets. Ces membres permanents siègent au Conseil d’Administration et ils ont le statut d’administrateurs ; ils rendent compte de leurs activités au CA.
Le Bureau Exécutif peut aussi désigner au sein du CA ou de l’Assemblée Générale des membres temporaires pour des missions dont il détermine l’objet et la durée : comités d’organisation pour des événements ponctuels, missions particulières ponctuelles. Ces membres temporaires rendent compte de leurs missions au CA ; ils participent aux réunions du CA sans avoir le statut d’administrateur.
Le Bureau Exécutif dispose des pouvoirs les plus étendus pour administrer la fédération et exécuter ses missions, dans le respect des textes constitutifs de la fédération et dans les limites des mandats qui lui sont confiés par l’AG. Il tient le CA régulièrement informé de ses activités.
Le Président représente la fédération auprès des autorités et dirige les réunions du CA et de l’AG. En cas de vote ex-aequo, sa voix est prépondérante.
Il signe tous les documents au nom de la fédération et contresigne tous les documents comptables avec le trésorier général ou son adjoint. Il ordonne les dépenses courantes et fait exécuter les dépenses décidées par le Conseil d’Administration.
Chaque année, il est tenu de rédiger un rapport moral de ses activités, qu’il lit devant l’AG ordinaire annuelle et qu’il soumet à son approbation.
Le Secrétaire général assiste le président dans toutes ses tâches quotidiennes et il peut le remplacer le cas échéant en cas d’absence ou de défaillance.
Quand il remplace le président, il est autorisé à signer de son nom tout document de l’association, à l’exception d’une autorisation de dépense qui n’a pas été prévue par le président ou le CA; dans ce cas, il doit solliciter l’autorisation du trésorier général avec lequel il peut signer les documents comptables pour les affaires courantes.
Il aide le président à rédiger le rapport moral qui rend compte à l’AG ordinaire annuelle de l’exécution du mandat confié au bureau exécutif. Il peut lui-même rédiger un rapport complémentaire des activités propres au secrétariat général, de commun accord avec le président.
Le président peut lui confier des missions précises dans le cadre des activités de la fédération, ponctuellement ou de manière permanente.
Il est responsable de la rédaction et du suivi des convocations aux réunions, tient à jour l’agenda du président, se tient informé des activités dans les localités et transmet toutes les informations au président.
Il joue le rôle de secrétaire de séance aux réunions de l’AG, sauf en cas d’élection pour le renouvellement du bureau exécutif; dans ce cas, un Comité d’Election prend la direction des opérations de vote selon les procédures décrites ci-avant.
Le Secrétaire général adjoint assiste le secrétaire général dans toutes ses attributions et il le remplace en cas d’absence ou de défaillance ; il ne peut pas assurer l’intérim du président, n’étant pas élu.
Le Secrétaire exécutif est l’assistant administratif du président et du secrétaire général ; il les seconde dans toutes les tâches administratives : il est chargé des courriers, des rapports et de tous les documents administratifs de la FIDEPS, ainsi que de leur classement et de leur diffusion. Il tient le registre des PV de réunions (assemblées générales, réunions du CA, réunions et rencontres diverses), classe les listes de présence, tient à jour le registre des membres ordinaires ainsi que le registre des sanctions.
Il reçoit et classe tous les courriers et documents de l’association, rédige les lettres conformément aux consignes du président, se charge de leur expédition après signature par le président ou le secrétaire général. Il est aussi chargé du courrier du Trésorier général qu’il classe et enregistre.
Il peut éventuellement percevoir des indemnités pour le travail accompli, dans les limites des budgets disponibles.
Le Secrétaire exécutif adjoint assiste le secrétaire exécutif dans ses tâches administratives, sous la direction de celui-ci. Il le remplace en cas d’absence ou de défaillance. Le secrétaire exécutif peut lui confier de manière ponctuelle ou permanente des tâches administratives précises.
Le Trésorier général administre la collecte des fonds et les gère selon les directives du président et du Conseil d’Administration. Il signe tous les documents comptables avec le président de la fédération ou avec le secrétaire général en cas d’absence ou d’empêchement du président.
Il effectue tous les actes comptables nécessités par le fonctionnement et l’administration de la Fideps, sous la supervision du président et sous le contrôle des commissaires aux comptes.
Il est tenu de présenter les documents et les comptes lors du contrôle des commissaires aux comptes ; ceux-ci doivent toutefois l’avertir de leur contrôle au moins deux semaines avant la date prévue pour lui permettre de mettre les comptes à jour.
En fin d’exercice, il est tenu de rédiger un rapport financier complet et de le présenter à l’approbation de l’AG ordinaire annuelle. Il dispose d’un délai de quinze jours pour clôturer les comptes à la fin de l’exercice, pour permettre aux commissaires aux comptes de procéder au contrôle avant l’AG qui se tient statutairement dans un délai de six semaines à compter de la clôture de l’exercice.
Il a un devoir de regard sur les fonds alloués aux projets et sur leur gestion ; il est autorisé à solliciter des contrôles des commissaires aux comptes à cet effet et ceux-ci sont tenus de s’exécuter et de remettre leurs rapports au BE, sans préjudice des contrôles effectués par les encadreurs du projet.
Le Trésorier général adjoint assiste le trésorier général dans toutes ses tâches, y compris dans la rédaction du rapport financier de fin d’exercice. En cas d’absence ou d’empêchement du trésorier général, il signe les autorisations de dépenses conjointement avec le président de la fédération.
Le Président d’une commission assure la coordination et le suivi de toutes les activités liées au thème de la commission qu’il dirige, sur la base des recommandations de l’AG ; la commission dispose toutefois d’une grande autonomie pour ses activités et il est recommandé qu’elle prenne des initiatives. Le président de commission doit s’entourer d’une équipe de collaborateurs.
Pour dynamiser les travaux et rendre les actions plus efficaces, la commission peut être divisée en sous-commissions selon les besoins, avec le consentement du CA.
Les présidents des commissions et des sous-commissions siègent de plein droit au Conseil d’Administration, ils ont le statut d’administrateur et participent aux votes. Un administrateur délégué d’une association affiliée peut être le président d’une commission ou sous-commission.
Il est recommandé que les collaborateurs des présidents de commissions participent régulièrement et activement aux réunions et délibérations du CA, sans qu’ils disposent pour autant du statut d’administrateur ni du droit de vote.
Les conseillers techniques sont des personnes physiques choisies par le BE pour l’assister dans l’exécution technique de ses tâches ou pour lui apporter des conseils dans un domaine spécifique ou général. Un conseiller technique siège de plein droit au CA, il dispose du statut d’administrateur et du droit de vote.
Le directeur d’un projet est un membre d’une association affiliée désigné par le Bureau Exécutif statutaire de trois membres et approuvé par le CA, pour assurer la direction et la coordination d’un projet de la fédération. Il est le responsable technique du projet et dispose de tous les pouvoirs nécessaires pour assurer sa mission, y compris celui de recruter les personnels techniques nécessaires, dans les limites des budgets disponibles et avec le consentement du Bureau exécutif. Pour chaque projet spécifique, la mission et les attributions du directeur de projet font l’objet d’une convention avec la fédération. La gestion financière du projet reste sous la responsabilité du trésorier général et elle est soumise aux contrôles des commissaires aux comptes élus.
Si le projet est directement ou indirectement lié à une commission de travail, le président de la commission concernée sera tenu informé des activités du projet chaque fois que nécessaire, sans pour autant disposer d’une quelconque autorité ou pouvoir de décision sur le projet.
Le directeur d’un projet dispose du statut d’administrateur et siège de plein droit au Conseil d’Administration de la FIdeps, auquel il rend compte régulièrement de ses activités.
14.2. Membres exécutifs temporaires
Des membres exécutifs temporaires peuvent être désignés par les membres statutaires du BE pour exécuter des tâches ponctuelles et temporaires, à titre gracieux ou contre rémunération. Les membres exécutifs temporaires sont choisis au sein de l’Assemblée générale ou du CA.
Les attributions et la durée des missions des membres exécutifs temporaires sont fixées par le BE qui les a mandatés et auquel ils rendent compte. Ils seront invités à participer aux réunions du CA pour le tenir régulièrement informé du déroulement des missions ; ils ne disposeront pas pour autant du statut d’administrateur ni du droit de vote au CA.
14.3. Rémunérations
Les membres du bureau exécutif ne sont pas rémunérés pour leurs fonctions ; toutefois, les dépenses nécessitées par l’exécution des missions qui leur sont confiées par l’AG ou le Conseil d’Administration leur sont intégralement remboursées sur présentation des justificatifs et dans les limites du budget alloué.
Des indemnités de fonction pourront être décidées par l’AG au bénéfice des membres du bureau exécutif si les activités de la fédération le justifient et si les disponibilités financières le permettent.
Les directeurs de projet chargés d’effectuer un travail permanent de coordination et d’administration recevront des indemnités, dont le montant sera fixé par la convention rédigée avec la Fideps pour l’exécution du projet.
Les membres exécutifs temporaires chargés d’une mission ponctuelle pourront aussi recevoir des indemnités pour leurs missions dans les limites des budgets disponibles et selon les besoins.
Art. 15 : Le Commissariat aux comptes
15.1. Composition
Par décision de l’assemblée constitutive, deux commissaires aux comptes sont élus par l’assemblée générale pour un mandat d’une durée de trois ans. Les candidats se présentent à l’AG pour justifier leur candidature ou ils sont proposés par un membre de l’assemblée qui explique son choix.
L’élection s’effectue par un vote à bulletin secret ou à main levée si l’AG l’accepte. Les commissaires aux comptes élus sont les deux candidats qui recueillent le plus grand nombre de voix, la voix du président étant prépondérante en cas d’ex-aequo. Une fois le vote acquis, les commissaires aux comptes disposent des mêmes droits, sans préjudice des voix recueillies.
L’AG souveraine peut prendre la décision d’augmenter le nombre de commissaires aux comptes si elle le juge nécessaire ou opportun.
15.2. Missions, organisation des contrôles
Le commissariat aux comptes a la charge de contrôler la gestion financière du Bureau Exécutif entre deux sessions annuelles de l’AG ; deux contrôles au moins sont recommandés au cours d’un exercice annuel : le contrôle de fin d’exercice et un contrôle intermédiaire.
Si les activités nécessitent des contrôles plus fréquents, il appartient aux commissaires aux comptes d’en juger, sans que des contrôles intempestifs ou trop fréquents viennent perturber le travail du trésorier général. A défaut de réaction adéquate des commissaires aux comptes, le CA pourra recommander ou même exiger des contrôles supplémentaires ou au contraire, moins fréquents ; la décision du CA doit toujours être argumentée et justifiée.
Pour permettre au trésorier général de mettre les comptes à jour avant le contrôle (enregistrement et inscription des dépenses et des recettes, classement des documents), les commissaires aux comptes doivent l’informer de leur passage au moins quinze jours avant la date fixée pour le contrôle, par une note écrite ou toute autre méthode susceptible de laisser une trace.
Le trésorier général et son adjoint sont tenus de mettre à la disposition des commissaires aux comptes tous les documents comptables et financiers de la gestion et de répondre à toutes leurs questions.
Après chaque contrôle, les commissaires aux comptes ont l’obligation de rédiger un rapport de contrôle qu’ils présentent au Conseil d’Administration le plus proche ; ils doivent souligner les problèmes éventuellement rencontrés. Si nécessaire, le CA intervient pour résoudre les problèmes soulevés ou pour solliciter un contrôle plus approfondi.
Les comptes des commissions de travail sont directement gérés par le trésorier général et son adjoint, même s’il existe un trésorier délégué au sein de la commission ; les documents comptables des commissions doivent par conséquent être tenus à la disposition du trésorier général pour les contrôles du commissariat aux comptes. La commission en conserve toujours le double ou la photocopie.
15.3. Contrôle des projets
Les directeurs de projets, sauf indication contraire dans la convention avec la FIDEPS, disposent en principe d’une comptabilité autonome, sous la supervision du trésorier général de la FIDEPS et des encadreurs du projet. Le trésorier délégué au projet ou le comptable sont tenus de mettre à la disposition des commissaires aux comptes tous les documents comptables et financiers du projet pour permettre à ceux-ci d’en contrôler la gestion, aux mêmes conditions que celles imposées au trésorier général et sans préjudice des contrôles effectués par les encadreurs du projet.
Devant l’AG annuelle, ni le trésorier général ni les commissaires aux comptes ne présenteront un rapport détaillé de la gestion du projet mais en indiqueront les grandes lignes ; le bilan détaillé n’interviendra qu’en fin de projet.
15.4. Rapport final de contrôle
Trois semaines après la clôture de l’exercice écoulé, les commissaires aux comptes doivent effectuer un contrôle de fin d’exercice et rédiger un rapport détaillé qu’ils sont tenus de soumettre à l’approbation de l’AG annuelle. Les commissaires aux comptes peuvent effectuer les contrôles ensemble ou séparément et rédiger les rapports intermédiaires et le rapport final ensemble ou séparément.
S’il existe un désaccord grave entre les commissaires aux comptes et les trésoriers ou entre les commissaires aux comptes de telle sorte que l’AG ne soit pas en mesure de statuer sur-le-champ, celle-ci désignera deux auditeurs en son sein, pour faire toute la lumière et statuer en connaissance de cause ou elle fera appel à un expert extérieur pour obtenir tous les éclaircissements souhaités. Une nouvelle AG sera convoquée dans un délai de deux semaines en vue de statuer sur le quitus à accorder ou non au bureau exécutif pour sa gestion financière et de prononcer les sanctions éventuelles.
15.5. Rémunérations
Les commissaires aux comptes ne sont pas rémunérés pour leurs fonctions mais les frais qu’ils engagent pour exécuter leur mandat leur sont intégralement remboursés par la fédération, sur présentation des pièces justificatives et dans les limites du budget disponible.
Art. 16 : Le Comité d’honneur
16.1. Composition
Le Comité d’honneur est composé des membres d’honneur, des personnes physiques choisies par au moins deux membres du CA pour leurs actions en faveur de la fédération ou pour la notoriété, l’aide matérielle et financière qu’ils pourraient lui apporter.
16.2. Missions, attributions
Le Comité d’honneur est un organe consultatif. Les membres d’honneur ne sont pas membres de la fédération et ne règlent aucune cotisation ordinaire ni droit d’adhésion ; ils peuvent cependant être sollicités pour des cotisations exceptionnelles, sans obligation.
Les membres d’honneur sont sollicités individuellement pour du lobbying ou des actions ponctuelles en rapport avec leurs compétences, leur domaine d’influence, leurs réseaux d’influence ou leurs capacités financières, en vue de faire aboutir les objectifs de la fédération à travers ses projets et ses activités.
Le CA leur soumet le projet concerné et sollicite leur concours pour sa réalisation, sans aucune contrainte d’aucune sorte. Le concours peut être accordé sous forme d’avis et conseils, de mise en relation, d’apports matériels ou de participation financière.
Le Comité d’Honneur est une entité virtuelle qui ne se réunit pas ordinairement ; les membres d’honneur sont autorisés à participer aux réunions du CA et de l’AG et prendre part aux délibérations, sans toutefois disposer du droit de vote.
Art. 17 : Les moyens
17.1. Pour atteindre ses objectifs, la FIDEPS se dote de tous les moyens et matériels nécessaires à son bon fonctionnement. A cet effet, le Conseil d’Administration est pourvu des pouvoirs les plus étendus pour acquérir ou obtenir en location, hypothéquer, louer ou vendre tous biens matériels ou immeubles et pour signer tous arrangements avec des fournisseurs ou des partenaires.
17.2. L’utilisation de tous les matériels acquis ou loués par la fédération est assurée par celle-ci dans le plus strict respect des lois en vigueur dans le pays concerné.
17.3. Les équipements achetés ou loués sont mis à la disposition des organisations membres à des conditions à préciser ultérieurement, au cas par cas.
17.4. Il est recommandé que les immeubles acquis ou loués par la Fédération soient mis à la disposition de ses membres ordinaires, à des conditions à convenir.
Art. 18 : Les représentations
La FIDEPS est une fédération internationale et elle a le droit et le devoir d’ouvrir des représentations dans tous les pays où elle exerce des activités et ceux où elle a des organisations affiliées. Les organisations affiliées, quel que soit le pays concerné, doivent exercer leurs activités dans le plus strict respect des textes constitutifs de la FIDEPS et des lois en vigueur dans le pays de résidence.
Une représentation locale de la FIDEPS est dirigée par un membre ordinaire désigné par le CA auquel il rend compte des activités et de la gestion de la représentation locale.
Une représentation locale ne dispose d’aucun pouvoir de décision relativement à la fédération, elle fonctionne selon le mandat qui lui est confié par le CA et sous sa responsabilité directe.
Art. 19 : Les partenaires et les sympathisants
19.1. Les partenaires
Les partenaires de la fédération sont des personnes morales (associations, organisations, institutions privées ou publiques, sociétés) dont l’objet social et les activités sont en rapport avec les projets et les actions de la fédération, avec lesquelles une coopération est établie, ainsi que les bailleurs de fonds, les fournisseurs et les utilisateurs (acheteurs) des produits de la fédération.
Les partenaires interviennent chacun dans leur domaine de compétence au sein des organes de fonctionnement de la fédération ; ils ne participent pas à la gestion.
A l’exception des fournisseurs et des utilisateurs, les partenaires sont admis à toutes les réunions, rencontres et manifestations de la fédération, sans disposer du droit de vote. Les bailleurs de fonds, les fournisseurs et les utilisateurs peuvent exceptionnellement assister à des réunions de l’AG ordinaire si leur présence est justifiée et si l’AG y consent. Ils n’ont aucun pouvoir de décision et peuvent être invités par l’AG à se retirer avant les délibérations.
Ils sont autorisés à donner à l’AG les informations sollicitées, apporter des précisions ou répondre aux questions ; ils peuvent obtenir de l’AG des réponses à des questions qui les concernent directement, avec le consentement du BE ou du bureau de séance.
A l’exception des bailleurs de fonds dans des cas exceptionnels ou des litiges, les partenaires n’ont pas accès aux documents ni aux comptes de la fédération. Les bailleurs de fonds ont accès aux documents et aux comptes qui concernent les projets qu’ils ont financés, selon les conditions fixées par les conventions établies entre eux et la FIDEPS.
19.2. Les sympathisants
Les sympathisants sont des personnes physiques qui participent aux activités de la fédération sans être membres d’une organisation affiliée et qui apporte à la FIDEPS un soutien moral ou matériel ; ils peuvent bénéficier de certains services de la fédération, à des conditions à convenir au cas par cas.
Ils ne règlent aucune cotisation mais ils peuvent être sollicités pour des cotisations exceptionnelles, sans obligation.
Dispositions particulières, dissolution (titre V des statuts)
Article 20 : Exercice social
L’exercice social commence le 1er janvier pour se terminer le 31 décembre de la même année. Par exception, le premier exercice débutera à la date de signature des présents statuts et règlement intérieur par les membres de l’Assemblée Constitutive pour se terminer le 31 décembre 2006.
Art. 21 : Dissolution
21.1. L’AG réunie en session extraordinaire a le pouvoir de dissoudre la fédération, créée pour une durée illimitée, à l’initiative du CA ou à la demande des deux tiers (2/3) au moins des membres enregistrés à la date de la requête.
21.2. Les conditions de convocation d’une AG extraordinaire, le quorum et le mode de scrutin sont décrits à l’article 12 du présent règlement intérieur.
21.3. Dans le cas d’une dissolution, l’AG extraordinaire qui l’a prononcée désigne les personnes chargées de la liquidation. Le coordinateur des opérations de liquidation est le président du Conseil d’Administration, ses collaborateurs pour la liquidation sont désignés prioritairement parmi les administrateurs et les représentants des membres fondateurs encore affiliés à la fédération.
Toutefois, l’AG peut désigner d’autres personnes de l’assemblée par un vote à la majorité simple, à main levée ou au scrutin secret selon la décision de l’AG. La candidature d’un membre de l’AG coordinateur de la liquidation peut être spontanée ou proposée par un ou plusieurs membres de l’assemblée.
L’AG peut solliciter des personnes compétentes extérieures à la fédération pour assister les liquidateurs désignés.
21.4. Les fonctions de liquidateur sont rémunérées aux conditions fixées par une Convention conclue à cet effet avec le Conseil d’Administration, par délégation de l’AG.
21.5. Les actifs nets de la liquidation sont partagés équitablement entre toutes les organisations membres de la fédération au moment de la dissolution.
Fait en 10 exemplaires à Abidjan, le 03 décembre 2006